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Managementbericht

Auf die Arbeitsqualität der auf modernen und ökologischen Holzbau spezialisierten Firma Scholl konnten sich die Kunden schon immer verlassen - auf die Terminzusagen häufig nicht. "Wir hatten keine klare Übersicht über unsere Auslastung", räumt Hans Peter Scholl ganz offen ein. Die verhängnisvolle Konsequenz: Immer wieder Engpässe und Zeit raubende Anrufe genervter Kunden: ,,Wo bleiben Sie denn?". Obwohl sich die beiden Inhaber Hans Peter und Klaus Dieter Scholl in der Unternehmensführung gegenseitig sehr gut ergänzen, waren sie oft überfordert die zugesagten Termine richtig mit den vorhandenen Kapazitäten zu koordinieren.

Grund dafür: Chefs, die sich auf ihre Kopf-Steuerung verlassen, können sich beim besten Willen nicht alles merken. So folgt auf Versprechen häufig das Vergessen. Es fehlt der Überblick und damit eine wesentliche Voraussetzung für geordnete Abläufe. Die bittere Konsequenz sind gestresste Mitarbeiter, Reibungsverluste, erhebliche Verzögerungen, Zeit raubende Gespräche, um verärgerte Kunden zu vertrösten, eine Flut von Zetteln mit Erinnerungen und immer der neue Terminprobleme.

Prämiensystem für Mitarbeiter
Trotz hoher fachlicher Qualifikation und persönlichem Engagement nahm die Belastung der Gebrüder Scholl ständig zu. Die Rezession vor sechs Jahren veranlasste die Chefs zum Umdenken: Mit Unterstützung eines Unternehmensberaters analysierten sie gründlich die Schwachstellen und führten unter anderem ein Prämiensystem für die 14 Mitarbeiter sowie regelmäßige Betriebsversammlungen ein. Alle Probleme werden jetzt schriftlich festgehalten, in den Versammlungen besprochen und dann auch bereinigt. " Ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen, kann jeder Mitarbeiter Probleme offen ansprechen", betont Hans Peter Scholl. Wichtig für ihn dabei ein stets sachlicher Umgangston.

Verantwortung, die motiviert
Das Ziel dieser Änderungen: aus Mitarbeitern Mitunternehmer machen, die motiviert mitdenken und Verantwortung übernehmen. So gibt es für jeden Auftrag einen Teamleiter, der das sog. "Arbeitsdokument" führt. Es enthält sämtliche Angaben für die Abrechnung und die Nachkalkulation. Außerdem bestätigt der jeweilige Teamchef die Korrektheit der Ausführung. Die Besetzung dieser Positionen ist wechselnd. Sogar Lehrlinge, die zum Beispiel selbstständig isolieren, führen das betreffende Arbeitsdokument. Ein hervorragender Nebeneffekt der verteilten Verantwortung: Die Weinsberger Holzbauer haben kaum Probleme mit schlechten Mitarbeitern, weil deren Schwächen nicht verborgen bleiben. Sie ändern sich entweder oder sehen selbst ein, dass es für sie besser ist, sich eine andere Stelle zu suchen.

Gute Noten von den Kunden
Beim ständigen Verbesserungsprozess innerhalb des Holzbaubetriebes wirken auch die Kunden mit: Jeder Rechnung liegt nämlich ein Qualitätsformblatt bei, auf dem sie die Leistung beurteilen können. Stolz präsentiert Hans Peter Scholl einen dicken Ordner mit durchweg hervorragenden Noten und sagt selbstbewusst: "Wir sind keinesfalls der billigste Betrieb, aber wir haben ein gutes Image, weil wir Qualität, Service und inzwischen auch Termintreue garantieren."
Immer wieder sind die Kunden wegen der Pünktlichkeit geradezu verblüfft. Dafür sorgt die Firma Scholl mit dem vor drei Jahren eingeführten Organisationssystem SBAA®. "Mit geringem Aufwand hat es uns kurzfristig stark entlastet und die Übersichtlichkeit verbessert", sagen die Chefs. Dass die Entscheidung für das Organisationssystem für die Heilbronner richtig war, beweisen sie mit der positiven Auswirkung auf ihr Privatleben: Die beiden Holzbauer können jetzt im Urlaub endlich abschalten und sogar auf das Handy verzichten.

Auslastung auf einen Blick
Die Auslastung der Zimmerei ist keine unbekannte Größe mehr: Die Plantafel zeigt auf einen Blick, wie lange der Betrieb mit Aufträgen "zu" ist. Sind mittelfristig keine Kapazitäten frei, können sich die Chefs den Zeitaufwand für das Ausfüllen von Angeboten sparen. Und wenn etwas Dringendes dazwischenkommt, lassen sich andere Arbeiten verschieben, ohne dass ein Chaos entsteht. Jeder Auftrag läuft bei SBAA® auf einer Zeitschiene", erläutert Hans Peter Scholl und nennt einige Vorteile im Detail: "Kommt es zu Änderungen, muss ich nichts mehr durchstreichen und neue Zettel schreiben, sondern nur noch verschieben. Die jeweiligen Auftragskärtchen sind zudem wichtige Informationsträger: Darauf sind zum Beispiel Fixtermine und die Rufnummern wichtiger Ansprechpartner festgehalten." Vorteile spricht Scholl der Tafel auch in punkto Urlaubsplanung zu: Die Mitarbeiter können selbst prüfen, wann sie am besten entbehrlich sind.

Übersicht steigert Produktivität
"Bei den meisten Bauhandwerksbetrieben herrscht leider noch immer die falsche Meinung, dass Planung nichts nütze, weil sich sowieso laufend alles ändert", verdeutlicht Peter Kübel. Betriebsinhaber, die für Verbesserungen offen sind, stimmen hingegen folgendem Vergleich zu: "Solange sich wenig ändert, kann man es noch im Kopf behalten. Wenn sich jedoch viel tut und viel ändert, ist Übersicht durch Planungswerkzeuge unverzichtbar."
Eine klare Übersicht und ein gut funktionierendes Auftragsmanagement haben laut Peter Kübel entscheidenden Einfluss auf das Arbeitsumfeld, die Produktivität und die Kundenzufriedenheit. Nach der Devise "organisieren statt improvisieren" bringt er Ordnung und Systematik in die Betriebe. Er sorgt dafür, dass die einzelnen Räder eines Unternehmens wirkungsvoll ineinander greifen.

Mündige Mitarbeiter
Voraussetzung für den Erfolg ist der Wille des Betriebsinhabers, sich selbst von lästiger Merkarbeit zu befreien, um seine eigentlichen Chef- und Führungsaufgaben erfüllen zu können. Außerdem muss er bereit sein, den Mitarbeitern mehr Verantwortung zu übertragen. Sie werden durch SBAA® ständig über das Alltagsgeschäft der nächsten Tage und Wochen informiert. Infolgedessen arbeiten sie motivierter für ihren Betrieb, denken mit und handeln selbstständig. Chef und Meister haben die Köpfe frei für wichtige Aufgaben wie Angebotserstellung, Kundenbetreuung oder Auftragskontrolle. Die Übersicht, die für diese deutliche Effizienzsteigerung erforderlich ist, verschaffen die drei SBAA®

Steuerungswerkzeuge:
Aktivitätenplan: Er funktioniert wie ein Schaltplan und stellt alle Tätigkeiten in sachlicher und zeitlicher Abhängigkeit dar - von der Anfrage bis zum Auftragsende. Der Aktivitätenplan verschafft Übersicht über die Abläufe und Zusammenhänge der zu erledigenden Arbeitsschritte.
Termintaschen: Sie sorgen für Übersicht und Kontrolle über Termine. Gemäß der Vorgabe aus dem Aktivitätenplan stellen Reiter auf den Terminleisten die geplanten Aktivitäten auf den Tag visuell dar. Die notwendigen Unterlagen sind griffbereit in den Taschen. Ändert sich ein Termin, wird der Reiter auf den neuen Termin umgesteckt. Dies alles funktioniert ganz einfach - ohne Schreibzeug und unübersichtliche Zettelwirtschaft.

Plantafel
Sie zeigt die Auslastung aller Mitarbeiter und Betriebsmittel sowie den zeitlichen Ablauf und den Stand der Aufträge. Engpässe oder brachliegende Kapazitäten sind jederzeit sichtbar. Beispiel: Wenn Meier nächste Woche Urlaub hat, kann er an Auftrag A nicht mitarbeiten. Müller, der mit seinen Kollegen an Auftrag B arbeitet, kann allerdings abgezogen werden, da Auftrag B so weit fortgeschritten ist. dass sein Einsatz dort nicht mehr erforderlich ist. So lassen sich beide Aufträge termingerecht erledigen.